Πως προσθέτω λογότυπο στο εταιρικό μου email

Το email αποτελεί ακόμα έναν από τους πιο διαδεδομένους τρόπους επικοινωνίας μεταξύ ιδιωτών και επιχειρήσεων, στέλνοντας ένα email σε έναν ιδιώτη για μια προσφορά, ένα newsletter ή για την εξέλιξη της παραγγελίας του, καλό θα ήταν το μήνυμα μας να συνοδεύεται από μια εικόνα αποστολέα (αλλιώς γνωστό ως avatar email).

Η εικόνα του αποστολέα σε ένα email μας βοηθάει να ξεχωρίσουμε και προσδίδει ένα κύρος στην επιχείρηση μας, πως όμως προσθέτουμε ένα avatar-logo στο εταιρικό μας email ;

Ο πιο γνωστός και διαδεδομένος τρόπος έχει ένα σημαντικό μειονέκτημα, απεικονίζει το λογότυπο μας μόνο σε παραλήπτες με λογαριασμό gmail, αυτό δείχνει να αλλάζει γιατί πολύ πρόσφατα δημιουργήθηκε ένα νέο πρότυπο που λέγετε BIMI (ακρωνύμιο των Brand Indicators for Message Identification) και ο σκοπός του είναι να δείξει το λογότυπο μας στους παραλήπτες των email μας, συνεχίζοντας θα σας αναλύσω και τους δύο τρόπους και πως θα τους εφαρμόσετε.

Προθήκη λογοτύπου στο email μου για παραλήπτες με λογαριασμό gmail.

Η παρακάτω μέθοδος δεν εφαρμόζετε αν διαχειρίζεστε τον εταιρικό σας λογαριασμό μέσο Gsuite

Όπως θα διαπιστώσατε και από τον τίτλο αυτός ο τρόπος λειτουργεί μόνο αν οι παραλήπτες του email σας έχουν λογαριασμό gmail.

Παίρνω ως δεδομένο ότι έχετε έναν λογαριασμό email info@mycompany.gr και ότι αυτός είναι ο λογαριασμός απο όπου στέλνετε μηνύματα email στους παραλήπτες σας.

Αυτά που χρειαζόμαστε είναι το λογότυπο μας σε μέγεθος 600x600 px τουλάχιστον, οπότε εφόσον το έχουμε έτοιμο προχωράμε στο επόμενο βήμα.

1. Πηγαίνουμε στην παρακάτω διεύθυνση και κάνουμε εγγραφή https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail
2. Εφόσον ολοκληρώσουμε την εγγραφή ακολουθώντας όλα τα βήματα πηγαίνουμε στο https://myaccount.google.com/ κάνουμε είσοδο με τα ίδια στοιχεία που κάναμε εγγραφή πιο πάνω και προσθέτουμε το λογότυπο μας.

Αν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε το λογότυπο μας και σε άλλον λογαριασμό email που τυχόν χρησιμοποιούμε για επικοινωνία θα χρειαστεί να επαναλάβουμε τα παραπάνω βήματα.

Συνεχίζοντας θα χρειαστεί να δηλώσετε το λογότυπο σας και το λογαριασμό email και σε άλλη μια υπηρεσία που λέγετε Gravatar.

Το Gravatar είναι ένα παγκοσμίως αναγνωρισμένο πρότυπο Avatar, που το χρησιμοποιούν πάρα πολλοί ιστότοποι και εφαρμογές για να παρέχουν ένα avatar-λογότυπο στον χρήστη με βάση την διεύθυνση email.

Για να δηλώσετε το λογότυπο σας στο Gravatar ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα

1. Δημιουργήστε έναν λογαριασμό στο https://el.gravatar.com
2. Ανεβάστε το λογότυπο σας στο Gravatar
3. Προσθέστε τον εταιρικό λογαριασμό email που επιθυμείτε και μετά ορίστε το λογότυπο που ανεβάσατε για αυτό το λογαριασμό.

Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 αν θέλετε να προσθέσετε και άλλον λογαριασμό email.

To gravatar μας δίνει επίσης την δυνατότητα να ελέγξουμε το λογότυπο που ανεβάσαμε ακολουθώντας τον παρακάτω σύνδεσμο https://el.gravatar.com/site/check/

Είμαστε έτοιμοι! Τώρα, όταν οι παραλήπτες λαμβάνουν τα email μας σε λογαριασμό Gmail ή σε μια υπηρεσία που χρησιμοποιεί το Gravatar, θα βλέπουν το λογότυπο μας.

Προσθήκη λογοτύπου στο εταιρικό email σύμφωνα με το πρότυπο BIMI (Brand Indicators for Message Identification)

Όπως έγραψα και πιο πάνω το BIMI είναι ένα νέο πρότυπο που έρχεται να λύσει το πρόβλημα της εμφάνισης λογότυπου στο email σας η βασική του διαφορά με τον παραπάνω τρόπο προσθήκης λογοτύπου είναι ότι η δήλωση του λογοτύπου γίνεται σε επίπεδο domain και όχι λογαριασμού email αυτό πρακτικά σημαίνει ότι εφόσον το χρησιμοποιήσετε όλα τα email που στέλνετε από το @mycompany.gr θα έχουν το λογότυπο που θα ορίσετε, καλό εεε!

Προς το παρόν αυτό το πρότυπο χρησιμοποιείται μόνο από τη Yahoo, η Google έχει δηλώσει ότι θα το χρησιμοποιήσει κάποια στιγμή στο μέλλον και οι λοιποί mail provider Microsoft, Apple δεν έχουν κάνει κάποια αναφορά σχετικά με το αν και πότε θα το χρησιμοποιήσουν.

Για παραλήπτες με λογαριασμούς Microsoft μπορείτε να υποβάλετε αίτημα για χρήση λογότυπου στο παρακάτω link https://business.microsoft.com/

To ΒΙΜΙ έχει υλοποιηθεί με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε εκτός από την απεικόνιση του λογοτύπου να πιστοποιεί και να επαληθεύει την ταυτότητα μας σαν αποστολέα στους παραλήπτες μας, με αυτό το τρόπο προσδίδει στα email μας ένα ακόμα επίπεδο ασφάλειας και μειώνει σημαντικά τις πιθανότητες το email που στέλνουμε να χαρακτηριστεί ως spam.

Τι θα χρειαστείτε για να το υλοποιήσετε

1. Για να λειτουργήσει το BIMI χρειάζεται να έχετε ορίσει της DNS εγγραφές του domain σας για τα SPF, DKIM και DMARC records.
2. Πρέπει να έχετε πρόσβαση στους DNS του domain σας για να ορίσετε μια νέα καταχώριση DNS BIMI.
3. To λογότυπο μας θα πρέπει να είναι τετράγωνο σε μορφή SVG.
4. Εφόσον έχουμε το λογότυπο μας σε ένα αρχείο logo.svg (τυχαίο όνομα) θα χρειαστεί επίσης να το ανεβάσουμε στο root του domain μας www.mycompany.gr/logo.svg, ή σε κάποιο άλλο σημείο του domain μας αρκεί να είναι προσβάσιμο απο οποιονδήποτε browser.

H εγγραφή DNS που πρέπει να δηλώσετε θα είναι της μορφής

default._bimi.www.mycompany.gr. TXT v=BIMI1; l=https://www.mycompany.gr/logo.svg;

BIMI DNS Record example

Θεωρώ δεδομένο ότι έχετε ορίσει εγγραφές DKIM & SPF αλλά είναι πολύ πιθανόν να μην έχετε εγγραφή DMARC οπότε η εγγραφή DMARC που θα χρειαστεί θα είναι της μορφής

_dmarc.www.mycompany.gr. TXT v=DMARC1; p=reject; pct=50; rua=mailto:dmarc@mycompany.gr

DMARC DNS Record example

Εφόσον τελειώσουμε πρέπει και περιμένουμε κάποιες ώρες ώστε να ενημερωθούν οι εγγραφές DNS, κατόπιν μπορούμε να δούμε τα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας το παρακάτω link https://mxtoolbox.com/bimi.aspx